# Ievads
Visiem ierakstiem programmā ir iespējams pievienot attaisnojuma dokumentu gan izveloties failu, gan arī ievilkt izmantojot "drag and drop" funkciju. Failus iespējams ievilkt programmā arī no Outlook. Jaunākie interneta pārlūki un Office 365 šo funkciju atbalsta pēc noklusējuma, ja tomēr nestrādā ieinstalējiet šo bezmaksas paplašinājumu https://github.com/tonyfederer/OutlookFileDrag.
Lai pārnestu datus uz Excel no programmas, sadaļās kur nav izveidota eksporta funkcija, dati ko vēlaties pārnest ir jāiezīmē ar peli interneta pārlūkā un jaiekopē Excelī izmantojot Copy/Paste funkciju.
Programmā visi grāmatojumi standarta operācijām tiek viedoti automātiski izmantojot jau gatavus šablonus, kurus daļēji ir iespējams pielāgot sadaļā "Iestatījumi".
Ir iespējams noteikt lietotājiem piekļuves tiesības. Ir divu veidu lietotāji:
- Grāmatvedis - ir redzama un pieejama visa informācija un programmas sadaļas.
- Darbinieks - ir redzami tikai pardošanas rēķini, piegādātāju rēķini un avansa norēķini ko pats ir izveidojis. Lietotājam nav piekļuves citu personu izveidotiem dokumentiem un uzņēmuma finanšu informācijai.
Lai atjaunotu informāciju izvēlnēs, ir jāatjauno lapa (jānospiež interneta pārlūkam "refresh" poga).
Žurnālierakstiem, kases orderiem un citiem grāmatvedības dokumentiem numurs nav jānorāda tas tiks izveidots automātiski saglabājot dokumentu. Protams varat to norādīt vai mainīt pēc saviem ieskatiem.
Visos sarakstos varat mekēt jebkuru lauku izmantojot pārlūka iebūvēto meklēšanas funkciju Ctrl + F vai Cmd + F.
Izdrukāt varat jebkuru lapu izmantojot pārlūka iebūvēto drukāšanas funkciju Ctrl + P vai Cmd + P.
# Pārdošana un iepirkumi
Lai atvieglotu rēķinu izrakstīšanas un ievades procesu, programma automātiski ievieto ieņēmumu/izmaksu kontu, valūtu, apmaksas termiņu un PVN likmi balstoties uz uzstādījumiem partnera kartiņā un dokumentu vēsturi.
Lai rēķini netiktu izveidoti vairākkārt, programma veic dokumenta numura pārbaudi. Ja dokumenta numurs ir atkārtots konkrētajam partnerim, tad lauka krāsa mainīsies uz dzeltenu brīdinot par atkārtotu numuru.
Ja par rēķinu tika samaksāta priekšapmaksa, tad priekšapmaksas summa ir jānorāda laukā "Samaksāts avansā". Gadījumā, ja partnerim ir pārmaksāta nauda (nav bijis priekšapmaksas rēķins) un maksājums ir tieši grāmatots kontā 2310/5310, tad pie lauka "Samaksāts avansā" ir ķeksītis "neveidot priekšapmaksas slēgšanas grāmatojumus".
Ja samaksātā priekšapmaksa bija citā valūtā nevis EUR, tad kontā 2190 veidosies valūtu kursa svārstību starpība, kas ir manuāli jānodzēš ar žurnālierakstu (ietecamais korespondentkonts 9110). Lietošanas ērtuma un ātruma dēļ, rēķinā nav informācijas par datumu, kad priekšapmaksa tika samaksāta līdz ar to nav iespējams automātiski aprēķināt valūtu svārstības avansa slēgšanai.
Noliktavas modulis pec noklusējuma ir atslegts, to var ieslēgt sadaļā "Iestatījumi -> Sistēmas iestatījumi". Ieslēdzot nolitkavas modulis rēķinos grāmatvedības konta vietā parādīsies preču izvlēne Protams konti arī joprojām būs pieejami nospiežot uz pogas ar "kastītes" simbolu kreisajā lauka pusē.
Ja rēķins ir par priekšapmaksu, tad jāatzīmē ķeksis "proforma".
Klientu rēķini
Rekinu numeracija pec noklusejuma ir manuāla, ja vēlaties automātisku numerāciju to varat ieslēgt sadaļā "Iestatījumi -> Sistēmas iestatījumi".
Rēķinus varat nosūtīt klientam tieši no programmas. Nospiežot pogu ar vēstules ikonu, kleintam tiks aizsūtīts e-pasts uz to adresi, kas ir partnera kartiņā.
Ja partnera valsts ir Latvija, rēķins tiks sagatavots latviski. Ja pratneris atrodas citā valstī, rēķins tiks sagatavots angliski.
Bankas konts kurš jāuzrāda rēķinos ir jānorāda "Iestatījumi -> Sistēmas iestatījumi".
Klientu kredītrēķini
Šis ir darījuma vērtības samazināšanas dokuments, kas samazina apgrozījumu un klienta parādu. Attiecināms uz iepriekš izrakstītu rēķinu - piemēram par sliktu kvalitāti. Kredītrēķinu attiecināt uz rēķinu var sadaļā "Grāmatvedība -> Ieskaiti".
Šis dokuments neatgriež preces noliktavā. Lai atgrieztu preces noliktavā ir jāsaņem preču transporta dokuments no pircēja, par to ka preces ir fiziski atvestas, t.i. parasti rēķins (pavadzīme).
Klientu bilance
Šis ir neapmaksatu rēķinu saraksts uz konkrētu datumu. Ja rēķins ir apmaksāts pēc norādītā atskaites datuma, atskaitē tas parādīsies neapmaksāts.
Lai nosūtītu atgadinājumu klientam par neapmaksātu rēķinu, ir jāatķeksē attiecīgais rēķins un jānospiež poga "Atgādināt". Klientam uz e-pasta adresi, kas ir partnera kartiņā tiks nosūtīts atgādinājums. Lai atzīmētu uzreiz visu rēķinus, pārskata galvenē ir jānospiež uz ķeksīša "Atzīmēt visus". Ja partnera valsts ir Latvija, atgādinājums tiks sagatavots latviski. Ja pratneris atrodas citā valstī, atgādinājums tiks sagatavots angliski.
Kavētie reķini ir iekrāsoti sarkanā krāsā.
Kredītrēķinu bilance
Atskaitē redzami neattiecinātie kreditrēķini. Attiecināšana notiek sadaļā "Grāmatvedība -> Ieskaiti".
Apgrozījuma ģeogrāfija
Atskaitē ir redzams apgrozījums pa valstīm EUR bez PVN.
Projekta analīze
Atskaitē redzami ienākumi un izdevumi (6, 7 un 8 kontu grupa) pa projektu un tiek aprēķināts ROI. Summas ir EUR bez PVN.
Piegādātāju rēķini
Šajā sadaļā ir visi rēķini, čeki, kvītis t.i. ārējie attaisnojuma dokumenti. Arī avansa norēķinu čeki ir atrodami šeit.
Piegādātāju kredītrēķini
Šis ir darījuma vērtības samazināšanas dokuments, kas samazina izmaksas un uzņemuma parādu pret piegadātāju. Attiecināms uz iepriekš izrakstītu rēķinu - piemēram par sliktu kvalitāti. Kredītrēķinu attiecināt uz rēķinu var sadaļā "Grāmatvedība -> Ieskaiti".
Šis dokuments nenoraksta preces no noliktavas. Lai atgrieztu preces piegādātājam jāizraksta preču transporta dokuments, par to ka preces ir fiziski tika aizvestas, t.i. parasti rēķins (pavadzīme).
Piegādātāju bilance
Šis ir neapmaksatu rēķinu saraksts uz konkrētu datumu. Ja rēķins ir apmaksāts pēc norādītā atskaites datuma, atskaitē tas parādīsies neapmaksāts.
Lai izveidotu maksājumu piegādātājam par rēķinu, tas ir jāatķeksē un jānospiež poga "Maksāt". Tiks izveidots Fidavista (.xml) fails, ko varēsiet importēt internetbankā. Maksājumi tiks izveidoti ar maksāšanas datumu rēķina termiņš -1 diena. Lai varētu izveidot maksājumu, partnera kartiņā ir jābūt norādītam bankas kontam uz kuru maksāt, kā ar "Iestatījumi -> Sistēmas iestatījumi" ir jābūt norādītam kontam no kura veiksiet maksājumu.
Kredītrēķinu bilance
Atskaitē redzami neattiecinātie kreditrēķini. Attiecināšana notiek sadaļā "Grāmatvedība -> Ieskaiti".
# Maksājumi
Valūtas konvertācija uz citu valūtu un pārskatījumi starp kontiem, tiek grāmatoti izmantojot 9110 starpkontu. Šajā starpkontā uzkrāsies valūtu kursu svārstības, kuras perioda beigās būs manuāli jāiegrāmato ieņēmumos vai izmaksās sadaļā "Grāmatvedība -> Žurnālieraksti".
Ja maksājuma summa nesakritīs ar maksājuma detaļu summu, tad starpība tiks norakstīta kā citi ienākumi/izdevumi.
Ja maksājums ir rēķins pret kuru tas tiek attiecināts ir dažādās valūtās (piemēram - pirkumi ar karti ārzemēs), tad maksājuma detaļās summas ir jānorāda rēķina valūtā, starpība tiks automātiski norakstīta.
Banku kontu saraksts
Šeit ir redzami visi bezskaidras naudas konti - gan bankās, gan arī maksājumu sistēmās.
Lai importētu maksājumus, ir jānospiež uz bultiņas pogas "Jauns konts" labajā pusē.
Failu formāti:
- Visas Latvijas bankas un Paysera - Fidavista (.xml)
- PayPal - Standard statment (.csv)
- Skrill - Transactions (.csv)
- TransferWise - Transfer history (.csv)
Ienākošie maksājumi
Debeta darījumi kontam 2620.
Izejošie maksājumi
Kredīta darījumi kontam 2620.
Norēķinu personas
Avansa norēķinu personas, jeb partneri darījumiem kontā 2380.
Izmaksātie avansi
Izmaksāto avansu saraksts darbiniekiem. Lai mainītu vai dzēstu izmaksāto avansu, tas ir jādara izdarot izmaiņas attaisnojuma dokumentā.
Avansa norēķini
Avansa norēķinos vajadzētu iekļaut darbinieku čekus, kas samaksāti no privātiem līdzekļiem. Čekus, kas apmaksāti ar uzņēmuma karti, vajadzētu likt pie piegādātāju rēķiniem un bankas transakcijas attiecinat pa tiešo pret čeku.
Komandējuma dienas naudu ir jāievada norādot kontu un partneris jānorāda avansa norēķina persona. Rindas piezīmēs vajadzētu apraksīt grāmatojuma nozīmi un avansa norēķinam pievienot komandējumu rīkojumu un atskaiti.
Avansa norēķinu grāmatojumi:
- Čeks D7... - K5310 - partneris ir piegādātājs
- Čeka apmaksa D5310 - K9120 - partneris ir piegādātājs.
- Saistības pret darbinieku D9120 - K2380 - partneris ir darbinieks. Operāciju starpkontā 9120 tiek veikta partnera maiņa no piegādātāja uz darbinieku.
Banku kontu bilance
Nospiežot uz valūtas simbola atvērsies izvērsts pārskats par operācijām periodā kontā attiecīgajā valūtā.
Avansa norēķinu bilance
Atskaitē redzams avansa norēķinu stāvoklis ar katru darbinieku. Nospiežot uz valūtas simbola atvērsies izvērsts pārskats par darbiniekam izmaksātajiem avansiem un norēķinu atskaitēm.
Naudas atlikuma grafiks
Pārskatā ir redzams visu naudas (bankas un kases) kontu atlikuma grafiks. Norādot pārskata beigu datumu nākotnē, tiks sagatavota naudas atlikuma prognoze balstoties uz neapmaksāto rēķinu apmaksas termiņiem. Prognozē nav algu, nodokļu, dividenžu un citu maksājumu kuri tiek aprēķināti gramatvedības sadaļā.
# Grāmatvedība
Žurnālieraksti
Šajā sadaļā var veidot manuālus grāmatojumus jebkurā grāmatvedības kontā.
Algu imports ir atrodams nospiežot uz bultiņas pie pogas "Jauns".
Perioda slēgšanas funkcija ir atrodama nospiežot uz bultiņas pie pogas "Jauns". Slēdzot periodu tiks izveidots žurnālieraksts ar visu operāciju kontu atlikumu pārnešanu uz peļņu. Pievērsiet uzmanību, ka programma neliedz veikt izmaiņas iepriekšējos periodos.
Ieskaiti
Šajā sadaļā var ieskaitīt savstarpējos prasījumus, t.i. attiecināt vairāku sadaļu dokumentus vienu pret otru. Pamatā ir vajadzīgs, lai attiecinātu kredītrēķinus pret rēķiniem. Ja tiek veikts savastarpējo prasījumu ieskaits ir iespējams attiecināt klienta rēķinus pret piegādātāju rēķiniem un arī grāmatvedības kontiem (piem.pret aizdevumu).
Pamatlīdzekļi
Pamatlīzekļu sadaļā ir apskatāmas pamatlīdzekļu kartiņas. Kā arī masveidā izdzēst nolietojumu un apskatīt inventarizācijas aktu.
Nolietojuma aprēķina, dzēšanas un inventarizācijas funkcijas ir atrodamas nospiežot uz bultiņas pie pogas "Jauns pamatlīdzeklis".
Virsgrāmata
Virsgrāmata pēc noklusējuma rāda tikai sistēmas grāmatvedības kontus. Ja gribat apskatīt visus savus izveidotos grāmatvedības kontus (t.i.apakškontus), tad veidojot atskaiti ir jāieliek ķeksis "rādīt apakškontus" - tie parādīsies zem sistēmas konta pie kura ir piesaisīti.
Konta bilance
Šajā atskaitē ir redzams konta atlikums uz perioda sākumu, beigām kā arī kopējais apgrozījums periodā pa partneriem.
Konta apgrozījums
Šajā atskaitē ir redzami visi darījumi kontā pārskata periodā. Atskaites augšpusē ir partnera meklēšanas lauks, ja vajadzīgs izfiltrēt darījumus pa konkrētu partneri.
veidojot atskati varat arī norādīt korespondējošo kontu, šajā gadījumā atskaitē uzrādīsies tikai darījumi un summas ar norādīto korespondējošo kontu.
Konta sintētiskais pārskats
Konta sintētiskajā pārskatā ir redzamas darījumu kopsummas pārskata periodā ar katru korespondējošo kontu.
PVN atskaite
PVN tiek grāmatots starpkontā 9130 nevis bilances kontā (parasti 5721), lai uzskaite būtu pārskatāmāka. Šādai metodei ir divas priekšrocības:
- Tākā starpkonta atlikumam mēneša beigās vienmēr ir jābūt 0, tad gadījumā, ja ir veiktas izmaiņas pēc PVN atskaites nodošanas, uzreiz ir redzams ka tādas ir veiktas un kurā brīdī radušās.
- PVN bilances konts 5720 ir pārskatāmāks, jo tajā ir tikai norēķini ar valsts kasi - aprēķinātā un samaksātā summa. Tādā pašā veidā kā tas ir redzams VID noodkļu izrakstos un līdz ar to arī salīdzināt ir daudz vienkāršāk, jo kontā nav tūkstošiem darījumu.
Varat ari nosutit uz vaditaja e-pastu kas ir noradits pie firmas datiem, pvna prekina rezultatu.. e-pasts bus tads ka rezultats - ja jamaksa tad bus konts uz kuru maksat un cik. Ja parmaksa tad info ka ir parmaksa un cik.
Pielikuma PVN1-2 valūtu parēķināšana uz partnera valsts valūtu notiek automātiski.
Deklrācijas 66. rindā neatskaitāmais priekšnodoklis tiek automātiski aprēķināts dalot 49. rindu ar kopējo darījumu vērtību 40.rindā un sareizinot ar 60. rindu.
Nospiežot pogu "Uz EDS" tiek izveidots EDS importējams .xml fails, kā arī tiek izveidots žurnālieraksts ar kuru tiek slēgts PVN starpkonts 9130 uz bilances kontu 5720. Atkārtoti nospiežot pogu "Uz EDS" iepriekš izveidotais žurnālieraksts tiks automātiski izdzēsts un izveidots jauns.
Bilance
Bilances atskaites forma ir veidot pēc EDS gada pārskata bilances parauga. Ja ieliksiet ķeksi "Rādīt subkontus", tad pie katras rindas būs redzami konti ar summām, no kā sastāv rindas summa.
PZ aprēķins
Peļņas vai zaudējumu aprēķina atskaites forma ir veidota pēc EDS gada pārskata pZ aprēķina parauga. Ja ieliksiet ķeksi "Rādīt subkontus", tad pie katras rindas būs redzami konti ar summām, no kā sastāv rindas summa.
Salīdzināšanas akti
Aktos tiek iekļauti neapmaksātie rēķini, kā arī kontu 2190, 2350, 5210 atlikumi.
Nospiežot "Nosūtīt aktus partneriem" tiks izsūtīti e-pasti visiem izvēlētajiem partneriem, kuriem ir sagatavoti salīdzināšanas akti uz e-pastu, kas ir norādīts partnera kartiņā.
# Noliktava
Uzskaitei tiek izmantota FIFO metode.
Preču saraksts
Precei var norādīt uzcenojumu procentos vai arī fiksētu pardošanas cenu.
Norakstīšanas akti
Norakstītās preces vērtība tiks iegrāmatota ražošanas izmaksās.
Inventarizācija
Preču atlikums noliktavā uz atskaites datumu un vērtība EUR.
Preces apgrozījums
Atskaitē redzams preces daudzums cik ir ienācis un izgājis pārskata periodā un atlikums.
Pārdošanas apjoms
Pārskatā ir redzams preces pārdošanas apjoms pa mēnešiem, kā arī salidzinājums ar iepriekšējo gadu.
Preču cenas
Preču cenu pārskats pa piegādātājiem. Tiek parādīta pēdējā pirkuma cena EUR.
# Kase
Kases kontu saraksts
Šeit ir redzami visi skaidras naudas konti.
Ieņēmumu orderi
Debeta darījumi kontam 2610.
Izdevumu orderi
Kredīta darījumi kontam 2610.
Kases aparātu saraksts
Saraksts ar kases aparātiem.
Z atskaites
Kases aparātā nauda tiek uzglabāta līdz inkasācijai. Tāpat var būt gan pirkumi skaidrā naudā, gan arī ar karti. Līdz ar to ir nepieciešami vairāki grāmatojumi, lai dokumentos fiksētu naudas ceļu.
Z-atskaites grāmatojumi:
- D9120 - K6... - fiksēti dienas ieņēmumi
- D2630 - K9120 - skaidra nauda tiek kases aparātā
- D2670 - K9120 - maksājumi ar karti tiek novirzīti uz kontu "nauda ceļā", jo nav vēl zināms kad tā tiks no maksājumu pakalpojuma sniedzēja ieskaitīta norēķinu kontā. No konta 2670 regulāri vajadzētu norakstīt maksājumu pakalpojuma sniedzēja ieturēto komisiju izmantojot žurnālierakstu.
Stingrās uzskaites kvītis
Tākā kvītis pamatā ir domātas izbraukuma tirdzniecībai un tās var tikt izrakstītais vairākas pirms nauda tiek ielikta kasē, ir nepieciešami vairāki grāmatošanas soļi, lai dokumentos fiksētu naudas ceļu.
Kvīts grāmatojumi:
- Izrakstīta kvīts D2310 - K6... - partneris ir pircējs
- Kvīts apmaksa D9120 - K2310 - partneris ir pircējs
- Naudu saņem kvīts izsniedzējs D2670 - K9120 - partneris ir kvīts izsniedzējs. Operāciju starpkontā 9120 tiek mainīts partneris un kontā 2670 nauda atrodas "ceļā uz kasi".
Tad kad persona, kas ir saņēmusi naudu par kvītīm, to ieliek kasē, ir jānoformē kases ieņēmumu orderis.
Kases kontu bilance
Nospiežot uz valūtas simbola atvērsies izvērsts pārskats par operācijām periodā attiecīgajā valūtā.
# Iestatījumi
Grāmatvedības konti
Šajā sadaļā varat viedot kontus piemērotus sava uzņēmuma specifikai. Kontu kodus varat norādīt pēc brīvas izvēles, piemēram 1 vai 2 utt.. Pārskatos kodi tiks pielikti pamatkonta beigās.
Grāmatošanas iestatījumi
Šajā sadaļā var mainīt sistēmas izmantotos kontus autmātiskajai grāmatošanai.
Algu grāmatojumi
Gramtojumu veidnes balstās uz Algveža darba grupām. Katra grupai var norādīt savus izmaksu kontus algām un nodokļiem.
Bankas grāmatojumi
Atslēgvārdu grupas pēc kā tiek atpazīts kurā kontā iegrāmatot bankas maksājumus.
Sistēmas iestatījumi
Dažādi sistēmas iestatījumi - logo un konts ko norādīt uz pārdošanas rēķiniem, noklusējuma apmaksas termiņš u.c.
Klientu atlikumi
Konta 2310 sākuma atlikumi. Šeit ir jānorāda visi klientu nesamaksātie rēķini uz sākuma atlikuma datumu. Klientu sākuma atlikumus iespējams arī importēt no Excel nospiežot uz bultiņas pie pogas "Jauns atlikums".
Piegādātāju atlikumi
Konta 5310 sākuma atlikumi. Šeit ir jānorāda visi nesamaksātie rēķini piegādātājiem uz sākuma atlikuma datumu. Piegādātāju sākuma atlikumus iespējams arī importēt no Excel nospiežot uz bultiņas pie pogas "Jauns atlikums".
Banku kontu atlikumi
Konta 2620 sākuma atlikumi. Atlikumi valūtā tiek pārrēķināti uz EUR pēc ECB kursa.
Avansa norēķinu atlikumi
Konta 2380 sākuma atlikumi. Šeit ir jānorāda atlikumi pa avansa norēķinu personām.
Grāmatvedības kontu atlikumi
Šajā sadaļā ir gramatvedibas kontu sākuma atlikumi. Šajā sadaļā nav jāvada kontu atlikumi kuriem ir atsevišķas sāuma atlikumu formas. Ja neesat viekuši izmaiņas "Grāmatošanas iestatījumos", šie konti ir:
- 2130 - Preču atlikumi
- 2310 - Klientu atlikumi
- 2380 - Avansa norēķinu atlikumi
- 2610 - Kases kontu atlikumi
- 2620 - Banku kontu atlikumi
- 5310 - Piegādātāju atlikumi
Preču atlikumi
Konta 2130 sākuma atlikumi. Šeit ir janorāda noliktavas inventarizācijas dati. Noliktavas sākuma atlikumus iespējams arī importēt no Excel nospiežot uz bultiņas pie pogas "Jauns atlikums".
Partneri
Partnera datu ievadei ir jāsāk ar PVN numuru (ja ir), pārējie lauki aizpildīsies automātiski.
Partnerus var apvienot atzīmējot partnerus ko vēlaties apvienot un nospiežot uz bultiņas pie pogas "Jauns partneris".
Projekti
Papildus grupēšanas iespējas. Noderīgi ne tikai atsevišķu projektu izvērtēšanai, bet arī Eiropas fondu līdzekļu uzskaitei, lai nevajadzētu veidot grāmatvedības kontus atsevišķiem darījumiem.
Galvenā grāmata
Visu grāmatojumu saraksts.